Case Study · Gebäudereinigung

Vom Papierordner zur KI-nativen Personalakte

Die August Weber GmbH reinigt seit 1954 Gebäude in ganz Bayern, mit über 1.400 Mitarbeitenden und drei Niederlassungen. Die Personalprozesse dahinter liefen zu großen Teilen auf Papier. Wir haben daraus eine KI-native Datenplattform mit digitaler Personalakte gemacht, die das gewachsene Branchen-ERP nicht ersetzt, sondern endlich nutzbar macht.

Digitale PersonalakteKI-DatenplattformWorkforce-Analytics

Fassadenreinigung von August Weber: ein Mitarbeiter auf der Hebebühne mit dem August-Weber-Schild.

August Weber · Gebäudereinigung

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Die Ausgangslage

Bei über 1.400 Mitarbeitenden an Objekten in ganz Bayern entsteht jeden Tag ein Stapel Papier: Arbeitsverträge, Stundenzettel, Krankmeldungen, Bescheinigungen. All das landete in Ordnern, und zwei Vollzeitkräfte waren im Kern damit beschäftigt, Papier in das Branchen-ERP abzutippen. Doppelt erfasst und trotzdem nie auswertbar.

Denn das ERP ist fachlich tief, aber geschlossen: Der Zugriff ist nur lesend möglich, Auswertungen laufen über den Hersteller. Wer wissen wollte, wie sich Fehlzeiten über Objekte verteilen, wie lange Mitarbeitende im Schnitt bleiben oder wo Überstunden zum Muster werden, strichelte auf Papier. Wörtlich.

Zwei Mitarbeitende von August Weber reinigen eine Mensa.

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Was wir gebaut haben

Eine Plattform, die das bestehende ERP lesend anzapft und die Daten dorthin bringt, wo gearbeitet wird: in eine digitale Akte, ein Dashboard und eine KI, die Fragen in normalem Deutsch beantwortet.

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KI-native Datenplattform

Das Branchen-ERP lesend angebunden, die Rohdaten in ein kuratiertes Warehouse überführt: eine saubere, aktuelle Datenbasis statt verstreuter Exporte.

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Digitale Personalakte

Alle Dokumente je Mitarbeiterin und Mitarbeiter an einem Ort: Verträge, Bescheinigungen, Nachweise. Mit Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und Löschkonzept.

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Workforce-Dashboard

Headcount, Verweildauer, Jubiläen und Auslastung auf einen Blick, je Objekt und je Team. Ohne Excel, ohne Wartezeit auf den Hersteller.

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Fehlzeiten-Muster

Nicht zählen, sondern verstehen: Montag/Freitag-Cluster, Absenz-Spitzen je Objekt und Korrelationen mit Überstunden als Frühwarnsignal.

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KI-Auswertung in Sprache

Fragen wie „Wie entwickeln sich die Fehlzeiten in Niederlassung Süd?" beantwortet das System direkt aus den eigenen Daten, mit Beleg.

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Erfassung an der Quelle

Stundenzettel und Meldungen werden digital erfasst statt doppelt abgetippt. Der Papierweg verschwindet Schritt für Schritt.

Das Facility-Analytics-Dashboard für August Weber: Umsatz, überfällige Posten, Kostentrends und steigende Konten (Demodaten). — Das Dashboard: Umsatz, offene Posten, Kostentrends und Auffälligkeiten, live aus dem ERP.

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So sind wir vorgegangen

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Discovery & Audit

Gemeinsam mit dem Team vor Ort: Welche Daten liegen wirklich im ERP, was ist gespeichert, was wird nur zur Laufzeit berechnet? Ein gebündelter Discovery-Sprint statt monatelanger Analyse.

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Strategie & Roadmap

Priorisiert nach Schmerz und Hebel: zuerst Personalakte und Fehlzeiten, dann die Auswertungen, dann die digitale Erfassung an der Quelle.

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Systemaufbau

Plattform, Personalakte und Dashboard in Wochen statt Monaten. Die Verwaltung hat vom ersten Tag an mitgetestet und mitgestaltet.

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Integration & Training

Rollout über die Niederlassungen, Schulung der Verwaltung, laufende Optimierung anhand echter Rückfragen aus dem Alltag.

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Das Ergebnis

Die Personalakte ist digital, durchsuchbar und mit den Daten aus dem ERP verzahnt
Muster bei Fehlzeiten sind auf einen Blick sichtbar, statt auf Papier gestrichelt zu werden
Auswertungen dauern Sekunden statt Tage über den Hersteller
Der doppelte Erfassungsaufwand von zwei Vollzeitstellen sinkt Schritt für Schritt
Verwaltung und Geschäftsführung arbeiten mit denselben, aktuellen Zahlen

Der Stack

Branchen-ERP (lesend angebunden)Kuratiertes Data WarehouseClaudeEigene Web-AppEU-Hosting

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